Guvernul face un prim pas pentru digitalizarea domeniului notarial

Guvernul face un prim pas pentru digitalizarea domeniului notarial si reglementează regimul juridic al îndeplinirii actelor și procedurilor notariale în formă electronică.

În prezent, procedurile notariale se instrumentează preponderent „în persoană” și „pe hârtie”, echipamentele și instrumentele digitale fiind utilizate majoritar pentru instrumentarea proceselor și procedurilor interne (i.e. înregistrarea procurilor, declarațiilor de opțiune succesorală, convențiilor matrimoniale, a succesiunilor în registrele electronice), pentru comunicarea cu bazele de date publice (Direcția de Evidență a Persoanei și Administrarea Bazelor de Date, Agenția Națională de Cadastru și Publicitate Imobiliară, Agenția Națională de Administrare Fiscală, Depozitarul Central și unele Direcții de Impozite și Taxe Locale), nu și în relația dintre notar – client.

Din acest motiv, notarul public, pe de o parte, colectează documentele de la client și întocmește actului în format fizic iar, pe de altă parte, transmite aceste documente în format electronic (scanat și semnat electronic) pentru înregistrarea în registrele electronice notariale și registrele publice, precum și păstrarea în arhiva proprie.

Proiectul de lege reglementează regimul juridic al îndeplinirii actelor și procedurilor notariale în formă electronică, prin intermediul platformei informatice Top-not, ale cărei operaționalizare şi funcționare sunt reglementate prin același act normativ.

Platforma Top-not urmează a fi dezvoltată și gestionată de către Uniunea Națională a Notarilor Publici din România (Uniunea), are ca scop și administrarea și stocarea actelor notariale, precum și a documentațiilor care au stat la baza întocmirii acestora și asigură securitatea, confidențialitatea, trasabilitatea și integritatea schimbului de date, asigurând protecția secretului profesional.

Serviciile și soluțiile informatice utilizate pentru realizarea platformei pot fi furnizate inclusiv de persoane juridice de drept privat, prin intermediul unor proceduri stabilite de Consiliul Uniunii, însă normele privind funcționarea platformei Top-not sunt aprobate de Consiliul Uniunii, cu avizul ADR privind respectarea condițiilor tehnice de securitate, confidențialitate, trasabilitate și integritate.

Platforma Top-not constituie și suport tehnic pentru schimbul de informații și date între notarii publici, pe de-o parte, și autoritățile și instituțiile publice centrale și locale, pe de altă parte.

Actul notarial în formă electronică, purtând semnătura electronică calificată a notarului public, precum și sigiliul electronic calificat al Uniunii Naționale a Notarilor Publici din România, aplicat de platforma Top-not, este de autoritate publică și produce aceleași efecte juridice ca același act notarial întocmit pe suport hârtie.

Uniunea, administratorii serviciilor furnizate prin intermediul platformei Top-not, precum și administratorii de securitate cibernetică ai platformei Top-not, asigură jurnalizarea în timp real a evenimentelor și accesului la datele vehiculate prin intermediul platformei Top-not, în scopul efectuării unor activități de audit periodice pe linia protecției, calității, securității și trasabilității datelor, în vederea asigurării transparenței utilizării acestora. Jurnalizarea evenimentelor și a accesului la date se stochează pe o durată egală cu obligativitatea legală de păstrare a documentelor conform nomenclatorului arhivistic notarial.

Orice intenție de modificare a funcționalităților platformei Top-not, care poate afecta activitatea electronică notarială, orice dezvoltare, modificare a datelor şi a procedurilor operaţionale care ar putea afecta funcţionarea şi securitatea platformei, precum și orice incident de securitate, trebuie notificate Autorității pentru Digitalizarea României.

Platforma sau, după caz, anumite componente ale acesteia, sunt supuse în mod obligatoriu activităților de audit, atât intern, cât și extern, pe linia protecției, confidențialității, calității, securității și trasabilității, audit finanțat prin bugetul Uniunii.

În ceea ce privește actele și procedurile notariale, notarii publici le vor putea îndeplini atât pe suport hârtie cât și în formă electronică – cu toate acestea, notarii publici care optează pentru îndeplinirea actelor și procedurilor notariale în formă electronică au obligația să solicite Uniunii, în prealabil, autorizația pentru desfășurarea activității în această modalitate, precum și accesul la platforma electronică Top-not și la programul informatic unic privind registrele biroului notarial.